تماشياً مع التدابير الوقائية والاحترازية التي اتخذتها الدولة ــ أيدها الله ــ للحد من انتشار فايروس ( كوفيد ـ 19) على ما تقتضيه المصلحة العامة لجميع شرائح المجتمع ، وإلحاقاً لمبادرة إدارة الجامعة في إقرار اعتماد تفعيل العمل عن بعد لمنسوبي الجامعة الذي بدأ يوم الاثنين الموافق ٢١ من شهر رجب ١٤٤١هـ و حتى إشعار آخر.
فقد أبدت جميع الوكالات والعمادات والإدارات تعاوناً في تسيير الأعمال بسلاسة دون أي تقصير، صرحت بذلك وكيلة عمادة الدراسات العليا لشؤون الطالبات أ.د.أسماء بنت عبدالعزيز الداود, التي أوضحت أن وكالة العمادة حرصت على اتخاذ كافة الخطوات اللازمة التي تضمن استمرارية الأعمال و تعمل على تعزيز الإنتاجية وجودة الإنجاز من خلال تفعيل فريق عمل " إدارة الأزمات "، ووضع الإطار الإسترشادي لإعداد خطة العمل عن بعد باستخدام الأنظمة الإلكترونية الرئيسية والفرعية، وتوفير الوسائط التقنية لعقد الاجتماعات الدورية ومتابعة تقارير تطبيق الأداء إلكترونياً وتوثيق الإنجاز من خلال قياسه مع التأكد من جودة المخرجات، وقد قامت الوكالة ممثلة في " إدارة خدمات المستفيدين " عن بعد في الوحدات الإدارية التابعة لها بتوفير كافة خدمات المستفيدين إلكترونياً بتهيئة خطوط التواصل المباشرة، كما شجعت وكالة العمادة الاستثمار الأمثل في التدريب عن بعد لتطوير المهارات وتحفيز الموظفات على الالتحاق بالدورات التدريبية المقدمة عن بعد لإعداد كوادر متخصصة قادرة على توظيف التقنية للوصول إلى الكفاءة الإدارية اللازمة.
و أفصحت الدكتورة عن بعض من الأرقام التي تعد مفخرة في تاريخ الجامعة حيث شكلت وكالة العمادة 179 لجنة لمناقشة الرسائل العلمية، وقامت بإخلاء طرف 286 من الطلاب المتخرجين والمنسحبين بينما بتَت في 3473 معاملة واردة في نظام مراسل.
ما ذكرته الدكتورة الداود من خدمات يعدّ غيضاً من فيض مما قدمته وكالة العمادة من جهود جبّارة للباحثين حيث أتاحت مناقشة الرسائل البحثية العلمية لمرحلتي الماجستير والدكتوراه(عن بعد)عن طريق برنامج البلاك بورد،كما قامت بتأجيل الاختبار الشامل لجميع الطلاب،وتمديد وقت حذف المقررات،وغيرها من الخدمات.
و امتداداً لذكر الباحثين الذي يرتبط ارتباطاً وثيقاً بالمكتبة فقد صرحت وكيلة عمادة شؤون المكتبات الدكتورة مها الخثعمي أن العمادة قدمت حزمة من الإجراءات والخدمات عن بعد لعموم المستفيدين من مكتبات الجامعة، وجاءت هذه الجهود منسجمة مع المنظومة الشاملة والمتكاملة من الخدمــات والإجراءات الاحترازية والوقائية التي اتخذتها حكومة خادم الحرمين الشريفين – حفظه الله– ضـد فايروس كورونا المسـتجد، فقد قامت العمادة بتكثيف جهودها وسخرت قدراتها البشرية و خدماتها الالكترونية لخدمة وتلبية متطلبات عموم مستــــفيدي مكتبات الجامعة في ظل الوضع الراهن، فشكلت العمادة فريق لإدارة الأزمات لمتابعة أعمال واستمرار تقديم الخدمات وطرح المقترحات والمبادرات ومناقشتها، واستشعاراً من العمادة بالمسؤولية التي تقع علىعاتقها فقد جددت العمادة لكافة المستعيرين من مكتبات الجامعة، واستمرت في تقديم خدمة طلب الرسائل العـلمية، وحرصت على تكثيف الجــهود للتعريف بكافة الخدمات التي تقدمها العمادة من خــلال حسابتها الرسمية على برامج التواصل الاجتماعي لضمان وصول الخدمات لكافة المستفيدين، كما أظهرت د.الخثعمي تقديراً لمنسوبات العمادة اللاتي بذلن الكثير في سبيل أن لا تتعطل الأعمال فقد أثبتن قوة البنية التحتية في الجامعة عموماً وفي العمادة خاصة،حيث قمن بتنفيذ 77 طلب من طلبات الرسائل العلمية وتجديد 3328 استعارة وإغلاق 129 تذكرة عبر نظام تواصل وإجابة 80 استفسار وارد عبر البريد الالكتروني للعمادة.
و استرسلت سعادتها بأن هذه الفترة كانت محفزة لمن ليس لديه مهارات تقنية تتناسب مع طبيعة العمل عن بعد أن يعمــل على تطوير نفـسه من خلال التعليم الذاتي ، والنهل من الدورات التدريبية التي تقدمها الجامعة أو غيرها من المؤسسات المعتمدة عن بعد لما لها من أثر ملموس في زيادة إنتاجية الفرد.
وفي نفس السياق أكّدت الدكتورة طيبة الزنيدي مديرة وحدة البرامج التدريبية بمركز تطوير المهارات أنه وفقاً للتوجيهات الرسمية الصادرة من سعادة وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير والجودة الدكتورعبدالله الشدي وتحت إشراف مباشر من سعادة المشرف على مركز تطويرالمهارات الدكتور سليمان الشثري ومساعديه، قام مركز تطوير المهارات بالمحافظة على استمرارية تقديم خدماته للمستفيدين، حيث قدمت الخدمات من خلال مسارين، الأول للتعامل المباشر مع الاستفسارات من خلال عدة قنوات (نظام تواصل، البريد الالكتروني الرسمي، الواتس أب، الاتصالات الهاتفية) والرد عليها أو إحالتها للجهة المختصة. والمسار الثاني كان للتدريب من خلال تقديم مجموعة من البرامج التدريبية، والتي اعتمدت ابتداءً لتقديمها بشكل مباشر إلا أنه ونظراً للظروف الحالية أعيدت صياغة عدد منها لتتناسب مع الوضع الراهن بتقديمها عن بعد، وقد أقيمت حتى وقت إعداد هذا التقرير أربع دوراتٍ تدريبيةٍ قدّمتها مدربات معتمدات لدى الإدارة بلغ عدد المستفيدات منها 239 إدارية، وحظيت بإقبال شديد من خلال التسجيل في الدورات (حيث يتم إقفال التسجيل باكتمال العدد في الغالب خلال ساعة من بدء التسجيل في الدورة) وحضور نسبة كبيرة من المسجلات بنسب تغيب منخفضة جداً (وصلت إلى 1% في أحد الدورات)،كماو قامت الإدارة برصد ردود فعل المتدربات من خلال الاستطلاع الذي يطرح في نهاية الدورة وكانت داعمة و إيجابية مما جعل التجربة الأولى للتدريب عن بعد على مستوى عالي حيث حققت ما تتطلع إليه منسوبات الجامعة منذ نشوء المركز.
و من هذا المنبر أكدت د.الزنيدي حرص إدارة المركز على تحقيق الكفاءة العالية في أداء الأعمال، والتيسير على الموظفات وذلك تنفيذاً لرؤية معالي مدير الجامعة و استشعارا منها لأداء دورها وتحقيق ما على عاتقها من مسؤولية.
على صعيد آخر و تزامناً مع هذه الظروف قدمت عمادة شؤون الطلاب بالتعاون مع اللجنة الدائمة لتعزيز الصحة النفسية مبادرة(اطمئن) إسهاماً منها في الحد من الآثار النفسية والاجتماعية لجائحة كورونا، وإبان ذلك أوضحت وكيلة العمادة لشؤون الطالبات د.عهود المنيع بأن وكالة العمادة كانت متهيئة لصدور التوجيه السامي منذ نشوء الأزمة الحالية حيث أهابت كافة مديرات الإدارات في الوكالة بالاستعداد والجاهزيّة لظروف العمل عن بعد الذي لم يجدوا فيه أي مشقّة أو عناء لاسيّما وأن الجامعة تعتمد على التواصل الالكتروني في جميع معاملاتها.
إضافة إلى ذلك ذكرتد.المنيعأن جزء كبير من أعمال الوكالة مرتبط ارتباط شبه كلّي بالطالبات، فقد تم إيقاف أغلب المناشط والبرامج التي كانت مجدولة في ظل غياب الطالبات والتزامهن منازلهن امتثالاً لأوامر وليّ الأمر-حفظه الله-.كما بيّنت سعادة الوكيلة أن وكالة العمادة لم تألو جهداً في خدمة طالباتها حيث قامت بإعداد استبانة موجهة للطالبات بهدف قياس مدى استعدادهن للتسجيل في البرامج التدريبية فيما لو تم تنفيذها الكترونياً .
و لم تُغفل د.المنيع أن تكيل عبارات الثناء والشكر لجميع موظفات الوكالة لا سيما مديرات الإدارات على تجاوبهن و تعاونهن وبقائهن على أهبة الاستعداد خلال ساعات اليوم الأربع و العشرون لسائر أيّام الأسبوع حيث وصلت أعداد التذاكر الواردة للعمادة على نظام تواصل والتي تمت معالجتها ما يفوق 2415 تذكرة،والإجابة على 109 من الاستفسارات الواردة عبر البريد الالكتروني،بينما وصل عدد الطلبات المقدمة على نظام مقيم ما يربو على 73 طلب.
من جهة أخرى أبدت الأستاذة ثريا الموسى احدى منسوباتوكالة الابتعاث والتدريب عظيم الشكر والامتنان للقيادة الرشيدة في احتواء هذه الجائحة،وكرم تعاملها الغير مستغرب للمقيم قبل المواطن، و كشفت الموظفة خلود الخضيري مسؤولة القبول و التسجيل بوكالة عمادة القبول والتسجيل عن إعجابها بروح الفريق الذي تحلَت به مجموعة العمل التابعة لها وحرصهن على تلبية احتياجات الطلبة قدر الإمكان،بينما دعت الأستاذة منى الغفيلي مسؤولة الشؤون التعليمية بوكالة عمادة شؤون الطالبات بأن يجلي الله هذه الغمة عن الأمة و يعيدنا إلى معقل أعمالنا آمنين مطمئنين ثم أعربت عن امتنانها لله أولاً ثم لهذه التجربة التي صقلت خبرتها العملية وأضافت لها الكثير،في حين أوضحت الموظفة أروى المهنا أن هذه التجربة زادت رصيد الولاء و الانتماء للجامعة حيث حرصت على سلامة منسوبيها من هيئة إدارية و أكاديمية وطلبة على حد سواء و قامت بتلبية احتياجاتهم كلٍ في مقامه.
كما أوضحت الأستاذة لطيفة الفريان مديرة الاعلام الرقمي في عمادة الابتكار وريادة الأعمال مجمل الأعمال الالكترونية التي أنجزتها العمادة خلال الفترة مقسمه إلى ثلاث مسارات: الأول وهو ما يتم فيه الردعلى استفسارات الطلاب والطالبات وأعضاء هيئة التدريس وجميع منسوبي الجامعة ويضم كلاً من نظام التواصل والبريد الإلكتروني الخاص بالعمادة ورقم العمادة (واتس آب) ، والثاني يضم منشورات العمادة على شبكة التواصل الاجتماعي تويتر، حيث بلغ عدد التغريدات التوعوية عن الفايروس 30 تغريدة و15 منشور ومقطعين مرئيين ومقال واحد، بالإضافة إلى الرد على استفسارات الطلاب والطالبات.
وكُلِلت جهود العمادة بإطلاق مبادرة(ابتكر لوطنك)والتي فتح باب المساهمة فيها مبادرة لجميعمنسوبي الجامعة لتقديم الأفكار المبتكرة بمجال التقنية والعلوم للحد من الأوبئة والفايروسات ومنها فايروس كورونا المستجد.
كما ذكرت الأستاذة هند الطريقي موظفة العلاقات المجتمعية في كلية التعليم المستمر وخدمة المجتمع أن العمل عن بعد أتاح لنا حرية تنفيذ العمل على أكمل وجه في الوقت المناسب دون تقيد بساعات عمل رسمية والمرونة في مكان العمل بحيث نستطيع العمل في أي مكان مما أدى إلى زيادة في الإنتاجية مع تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والحياة المهنية. وافقتها الأستاذة أمل الاحيدبإحدى منسوبات وكالة الجامعة للتبادل المعرفي والتواصل الدولي الرأي حيث عبرت بقولها "أن العمل عن بعد لم يقلص الإنتاجية بل زاد منها حيث أصبح لدينا مزيدا من الوقت للتواصل الالكتروني الدائم مع مسؤولي الوكالة، وبعد إنجاز الأعمال المقررة يتم وضع خطط تطويرية للعمل سيتم تنفيذها فور انتهاء الأزمة على خير بإذن الله".
ختاما يمكن القول بأن هذه الظروف الاستثنائية أثبتت أن جامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية لها رؤية مستقبلية تجسدت حقيقة في هذا الوقت العصيب،وأظهرت أنها قادرة على التعايش مع مختلف التحديات التي تواجه الوطن، وستستطيع بفضل الله أولاً ثم بفضل كوادرها المعطاءة أن تواكب كافة المستجدات مهما بلغت صعوبتها.