​سياسة المشاركة الإلكترونية

​

1.1     الغرض من السياسية

تهدف هذه السياسة إلى تنظيم كيفية إشراك المستفيدين وأصحاب العلاقة رقميًا في تقديم المرئيات والمقترحات والآراء والملاحظات بصورة منظمة وهادفة وشفافة.

كما تهدف إلى ضمان ألا تكون المشاركة الإلكترونية نشاطًا شكليًا أو تواصليًا فقط، بل آلية مؤسسية يمكن أن تسهم – عند الحاجة – في التحسين، أو التصميم، أو تحديد الأولويات، أو دعم اتخاذ القرار.

1.2     نطاق السياسة

تسري هذه السياسة على جميع الممارسات الرقمية التي تستخدمها الجهة لتمكين المشاركة، بما يشمل – على سبيل المثال لا الحصر – ما يلي:

• الاستبيانات والاستطلاعات الرقمية
• طلبات المرئيات أو الاستشارات العامة
• قنوات تقديم المقترحات أو الآراء
• المبادرات المنظمة لإشراك المستفيدين
• القنوات الرقمية الرسمية المستخدمة في جمع المرئيات أو المقترحات

1.3     التعريفات

• المشاركة الإلكترونية: إشراك المستفيدين أو أصحاب العلاقة رقميًا في إبداء الرأي أو تقديم المقترحات أو الملاحظات حول خدمة أو مبادرة أو موضوع أو قضية.
• الاستشارة: آلية رسمية لجمع الآراء أو المرئيات حول موضوع محدد.
• إغلاق الحلقة: توضيح كيفية مراجعة أو استخدام أو معالجة أو الاستفادة من المخرجات الناتجة عن المشاركة.

1.4     المبادئ الحاكمة

تلتزم الجهة في تطبيق هذه السياسة بالمبادئ التالية:

• وضوح الهدف
• المشاركة الهادفة
• الشفافية في الاستخدام
• الملاءمة والتناسب
• العدالة والشمول
• إغلاق الحلقة عند الحاجة

1.5     الأحكام العامة للسياسة

أولًا: الغرض والملاءمة

1. يجب أن يكون لكل نشاط مشاركة إلكترونية هدف واضح ومحدد.
2. يجب استخدام المشاركة الإلكترونية عندما تكون مرئيات المستفيدين أو أصحاب العلاقة ذات صلة ومفيدة.
3. يجب ألا تطلق الجهة أنشطة مشاركة دون وجود نية مؤسسية معقولة لمراجعة أو الاستفادة من المدخلات المستلمة.

ثانيًا: تصميم أنشطة المشاركة

1. يجب أن تكون آليات المشاركة سهلة الفهم والوصول والاستخدام.
2. يجب أن تكون الأسئلة أو المحاور أو النماذج واضحة ومتناسبة مع الغرض منها.
3. يجب اختيار القناة والفئة المستهدفة والمدة الزمنية بما يتناسب مع طبيعة الموضوع.

ثالثًا: استخدام مخرجات المشاركة

1. يجب مراجعة وتحليل المدخلات المستلمة عند الحاجة.
2. يجب استخدام نتائج المشاركة – حيثما كان ذلك مناسبًا – في دعم التحسين أو التصميم أو تحديد الأولويات أو اتخاذ القرار.
3. لا يجوز تنفيذ المشاركة الإلكترونية فقط لأغراض شكلية أو دعائية دون اعتبار مؤسسي فعلي لمخرجاتها.

رابعًا: الشفافية وإغلاق الحلقة

1. يجب – حيثما أمكن – توضيح الهدف من نشاط المشاركة وكيف يمكن استخدام نتائجه.
2. يجب – عند الحاجة والإمكان – توضيح كيف أسهمت المدخلات في إجراء أو تحسين أو اعتبار معين.
3. يجب ألا تؤدي المشاركة إلى خلق توقعات غير واقعية بشأن اعتماد جميع المرئيات أو المقترحات كما وردت.

1.6     الأدوار والمسؤوليات

الإدارة العليا

• دعم استخدام المشاركة الرقمية المؤسسية عند الحاجة.

مكتب تجربة المستفيد / الاستراتيجية / التحول الرقمي

• حوكمة وتنسيق ممارسات المشاركة على مستوى الجهة.
• دعم المنهجية والجودة والاتساق المؤسسي.

التواصل المؤسسي / القنوات الرقمية

• دعم تفعيل قنوات المشاركة والتواصل حولها.

الجهات المالكة للخدمات أو الأعمال

• تحديد الهدف والفئة المستهدفة والاستخدام المتوقع للمشاركة.
• مراجعة المخرجات والاستفادة منها عند الحاجة.

1.7     الامتثال

يتم التحقق من الالتزام بهذه السياسة من خلال:

• سجلات وأنشطة المشاركة
• المراجعات الحوكمية
• الأدلة على مراجعة أو استخدام المخرجات
• توثيق ممارسات المشاركة

1.8      الاستثناءات

لا يجوز تنفيذ أنشطة مشاركة إلكترونية جوهرية خارج الإطار المؤسسي المعتمد إلا بموافقة موثقة ومبررات واضحة.

1.9      الوثائق ذات العلاقة

• سياسة صوت المستفيد
• سياسة بيانات ورؤى المستفيد
• سياسة التمركز حول المستفيد
• سياسة التحسين المستمر والابتكار

1.10     المراجعة والتحديث

تتم مراجعة هذه السياسة بشكل دوري أو عند الحاجة.​